Records Management kan in het Nederlands worden vertaald naar archiefbeheer. Het omvat alle documenten (en eventueel multimedia-bestanden) die binnen een bedrijf gearchiveerd worden. In een IT-context wordt met de term meestal verwezen naar een digitale manier van archiveren met behulp van een
Wat houdt archiefbeheer in? Archiefbeheer of records management is het vakgebied van specialisten, die zijn opgeleid in archiefvorming, archiefbewerking, het beheer van archiefdepots en de archiefstukken, en het beschikbaar stellen van deze papieren archieven.
Titel: Archieven/Archival Administration. Definitie: Een programma dat individuen voorbereidt op het identificeren, beheren, bewaren en beschikbaar stellen van records met een lange termijnwaarde voor documentatie, juridische, onderzoeks- en andere doeleinden .
Archieven zijn documenten die ongeacht hun drager, datum of materiële vorm, werden opgemaakt of ontvangen door een organisatie, een persoon of een groep personen bij de uitoefening van hun functie of hun activiteiten, en die minstens enige tijd bewaard moeten worden.
Een archief is een plek waar mensen feiten, data en bewijs uit de eerste hand kunnen verzamelen uit brieven, rapporten, notities, memo's, foto's en andere primaire bronnen . Het Nationaal Archief is de verzameling documenten van de Amerikaanse overheid die belangrijke gebeurtenissen in de Amerikaanse geschiedenis vastlegt.
Traditioneel gezien is een archiefmedewerker iemand die documenten op de juiste manier archiveert, zodat ze makkelijk teruggevonden kunnen worden. Tegenwoordig is een archiefmedewerker meer dan dat. Hij of zij houdt zich bijvoorbeeld bezig met innoveren op het gebied van archiveren.
Als primaire regel geldt dat u items in de volgorde moet houden waarin ze oorspronkelijk zijn gemaakt, onderhouden en gebruikt . Als er geen volgorde is of als de oorspronkelijke volgorde is verstoord, probeer dan te bepalen wat de natuurlijke volgorde van de items zou moeten zijn.
Wettelijke eisen archiefruimten
De ruimte moet voldoende beveiligd zijn tegen brand, inbraak en wateroverlast. Daarnaast moet er een systeem voor klimaatbeheersing in de ruimte zijn. Deze eisen zijn uitgewerkt in de Archiefregeling.
Om te beginnen: Evalueer de digitale records die u hebt, of waarschijnlijk zult ontvangen, om formaten en potentiële volumes te identificeren . Identificeer records die op verwijderbare opslagmedia (zoals geheugensticks of floppydisks) worden bewaard met het oog op het overbrengen ervan naar een veiligere opslagomgeving, zoals een server.
De stappen die bij het beheren van archieven horen, zijn onder andere het verkrijgen en ontvangen van documenten van het kantoor van herkomst, het ordenen en beschrijven volgens archiefprincipes en -praktijken, en het eenvoudig toegankelijk maken van archieven .
Het doel van de Archiefwet is om belangrijke overheidsinformatie te behouden en toegankelijk te maken. Zodat de overheid bijvoorbeeld verantwoording kan afleggen over de uitvoering van publieke taken. Ook kan de informatie worden gebruikt voor onderzoek en bij rechtsvorderingen.
Identificatie, verzameling, ordening, beschrijving, behoud en gebruik van het volledige scala aan historische documenten in zowel institutionele als particuliere bewaarplaatsen .
Een archiefbeheerder is een softwaretoepassingsprogramma dat is ontworpen om archieven te beheren . U kunt het gebruiken om gegevens te selecteren, verzamelen, opslaan en beschermen voor langdurige opslag.
Salaris Archiefmedewerker
Het gemiddelde salaris van een Archiefmedewerker in Nederland in 2025 is € 3.979 bruto per maand, waarbij de ondergrens ligt bij € 3.734 en de bovengrens bij € 4.225.
1.2.
De taken van een archiefbeheerder zijn: 1. toezicht op en ondersteuning van de diensten en de mede- werkers en zorgen dat er geen archief wordt vernietigd zonder toestemming; 2. mogelijk beheer van de historisch waardevolle archieven; 3. een goede interne en publieke dienstverlening.
Onder de Omgevingswet bent u als overheid zelf verantwoordelijk voor de archivering van informatie die u maakt of ontvangt. Dit staat in de Archiefwet. Archiveren is meer dan alleen informatie bewaren. Archiveren is informatie duurzaam toegankelijk maken en houden.
Een goed archief is een archief met een “unieke collectie”, met een “deskundige staf”, met “slimme systemen” en met “state of the art faciliteiten” . Dit komt omdat we de neiging hebben om het archief van binnenuit te bekijken.
Een archiefbewaarplaats is niet zozeer een fysieke plaats. Het is een juridisch begrip voor een voorziening die voldoet aan de eisen uit de Archiefwet. Archiefbewaarplaatsen zijn doorgaans ondergebracht bij organisaties die speciaal zijn ingericht voor het blijvend bewaren van informatie (zie de voorbeelden hieronder).
Archiefruimte
Archieven moeten worden opgezet in een veilige, veilige omgeving. Zorg voor voldoende ruimte om materialen te huisvesten, schappen en kasten te verkrijgen en werktafels, computerstations, media-afspeelapparatuur en andere dingen op te zetten die nodig zijn om zowel opslagruimte als werkruimte te creëren voor het verwerken van collecties.
Hoe word je archivaris, conservator of museummedewerker? Archivarissen, conservatoren en conservatoren hebben doorgaans een masterdiploma nodig in een vakgebied dat verband houdt met hun functie . Museumtechnici hebben doorgaans een bachelordiploma nodig. Ervaring die is opgedaan via een stage of vrijwilligerswerk in archieven of musea is nuttig.
Om archivaris te worden heb je een relevant hbo- of wo-diploma nodig, bijvoorbeeld de master Archiefwetenschap op wo-niveau of de specialisatie Archivistiek van de hbo-opleiding Media, Informatie en Communicatie.
De persoon of organisatie die het archief heeft gevormd noemen we de archiefvormer. Ook de bibliotheek of materialenbibliotheek wordt vaak tot het archief van een persoon of organisatie gerekend, maar dit is niet correct. Een archief komt organisch tot stand, tijdens de uitvoering van je activiteiten.