Bij een e-mail naar een docent gebruik je best de aanspreking “Geachte professor”, ongeacht hoe deze zelf ondertekent (bv.
Correcte begroeting
Begin uw e-mail altijd met een beleefd “Beste” of “Hallo”, gevolgd door de naam/titel van uw professor (Dr. XYZ, Professor XYZ, enz.).
Gebruik de juiste aanspreking
Gebruik bij het mailen naar een docent altijd een vrij formele aanspreking, zoals 'Geachte professor (naam)' of 'Beste professor (naam)'. Ook andere personeelsleden, zoals assistenten en secretariaatsmedewerkers, spreek je best formeel aan, bv. 'Geachte (voornaam + naam)'.
Professor is geen academische graad, maar een universitaire titel die hoort bij het ambt van hoogleraar. Dat betekent dat prof. een ambtelijke titel is. De formele titulatuur die daarbij hoort, is Hooggeleerde heer/mevrouw/(vrouwe) (zonder achternaam).
Aanspreking. Bij een e-mail naar een docent gebruik je best de aanspreking “Geachte professor”, ongeacht hoe deze zelf ondertekent (bv. met voornaam).
Ik wilde graag een vervolg geven op mijn e-mail van [toen u hem stuurde] over [wat uw zorg of vraag is]. Ik begrijp dat u een drukke agenda hebt, maar ik wilde graag [wat u ook opvolgt] zien. Ik waardeer uw tijd enorm. Nogmaals bedankt bij voorbaat voor uw hulp met [vraag].
Begin uw e-mail altijd met een beleefd "Beste" of "Hallo", gevolgd door de naam/titel van uw professor (Dr. XYZ, Professor XYZ, etc.). Als u niet zeker weet wat hun juiste titel is, is het bijna altijd een veilige keuze om "Professor" gevolgd door hun achternaam te gebruiken.
Spreek de geadresseerde met de voornaam aan als u de geadresseerde persoonlijk kent of als u de geadresseerde op een gemoedelijke, ongedwongen manier wilt aanspreken. Ook minderjarigen kunt u met de voornaam aanspreken. Als begroeting zijn onder meer Beste, Dag, Hallo of Hoi mogelijk.
Ken je de ontvanger helemaal niet of is er sprake van een formele situatie, dan gebruik je bij voorkeur 'Geachte'. Ken je de ontvanger of gaat het om een informele situatie, dan gebruik je 'Beste'. Ken je iemand heel goed, dan mag je ook 'Hallo', 'Hi', 'Hoi', 'Dag' of 'Goede…' gebruiken.
Tenzij er specifiek in de syllabus staat hoe ze aangesproken willen worden (Beste vs. Hoi of iets anders), is Hoi veilig. Of gewoon "Dr./Professor Zo-en-Zo" is meestal prima . Denk er niet te veel over na.
Hoi Professor (naam), Bedankt voor je recente e-mail. In antwoord op je bericht (vul details in). Als je meer informatie van mij wilt, of als je een gesprek wilt voeren, laat het me dan weten.
De aanspreking
Als je die kent, vermeld dan de academische titel ('prof.' of 'dr.') plus de achternaam. Is de academische titel niet duidelijk en ken je enkel de voor- en achternaam, spreek die persoon dan aan met 'heer' of 'mevrouw' plus achternaam.
De twee meest gebruikte afsluiters zijn 'Met vriendelijke groeten,' en 'Hartelijke groet,'. Deze afsluiting afkorten tot 'Mvg' of 'HG' mag niet en wordt niet gewaardeerd door de ontvanger. Als bonus kun je je docent vast vooraf bedanken voor zijn/haar moeite.
Twijfel je tussen meneer, mevrouw, mijnheer, of heer? Hier vind je kort toegelicht wat voor aanhef je moet gebruiken voor je brief. Weet je of de geadresseerde in de sollicitatiebrief een man of een vrouw is, dan gebruik je 'Geachte heer (achternaam)' of 'Geachte mevrouw (achternaam)'.
Als docent aan de universiteit kan ik je zeggen dat het gebruikelijk is om te mailen met "geachte heer x" of, als het een professor is, "geachte professor x". Als je de docent beter kent is voornaam ook prima, maar met een beleefde aanhef sla je nooit de plank mis.
Een hoogleraar is een docent op universitair niveau met een bepaalde rang binnen de instelling, gebaseerd op expertise, vakgebied, ervaring en type onderzoek. De titel "professor" wordt gegeven aan een hoogleraar die een doctorstitel heeft en is geen aparte rang binnen de universiteit.
Uw bericht moet duidelijk en beknopt zijn en twee belangrijke paragrafen bevatten: 1) Waarom u met hun onderzoek wilt werken; 2) Waarom zij met u zouden moeten werken . U moet uw e-mail vervolgens afsluiten met data en tijden waarop u beschikbaar bent om hen te ontmoeten en eventuele potentiële openingen die zij voor u hebben, verder te bespreken.
Het is een eenvoudige regel. (Er zijn andere regels op andere plekken.) In de VS, als iemand een college- of universiteitsprofessor is en een PhD heeft, zouden we hem aanspreken met " Professor Smith ". Echter, als een professor aan een medische school een MD-graad heeft, en de meesten hebben die, zouden we hem aanspreken met ""Dr. Smith".
Professor is de aanspreektitel voor een academisch docent. In veel landen is de aanspreektitel voorbehouden aan hoogleraren, terwijl in andere gebieden, waaronder de Verenigde Staten, het de aanspreektitel is van alle docenten werkzaam aan een universiteit of hogeschool met masteropleiding.
Concreet betekent dit: iedere universitair docent, universitair hoofddocent of hoogleraar mag een toga dragen, de titel professor voeren, in leescommissies in eigen en andere universiteiten optreden, meestemmen over cum laude en, indien passend, eigen promovendi promoveren tot de graad 'doctor'.
Weet aan wie je een e-mail richt.
Iemand die je niet of nauwelijks kent, kun je het beste aanschrijven met 'Geachte heer/mevrouw/professor...', eventueel (maar niet noodzakelijk) gevolgd door de familienaam.
Ik ben op zoek naar postdoc-mogelijkheden in labs die X en Y bestuderen, vanaf volgende zomer. Uw lab interesseerde mij specifiek nadat ik uw recente paper over A las en begon na te denken over hoe het zich verhoudt tot mijn werk aan B. Ik heb mijn CV bijgevoegd voor uw beoordeling en zou graag de kans krijgen om verder met u te praten.
Na een periode zonder reactie: Als de professor niet binnen een redelijke periode op uw oorspronkelijke e-mail heeft gereageerd, kan een vervolg-e-mail dienen als herinnering aan uw verzoek . Het is echter belangrijk om geduldig te zijn en voldoende tijd te nemen voordat u een vervolg-e-mail stuurt.