De Archiefwet 1995 geldt voor alle organen van de Nederlandse overheid. Het begrip 'overheidsorgaan' uit de wet is ontleend aan het begrip 'bestuursorgaan' in de Algemene wet bestuursrecht (Awb).
Onder de Omgevingswet bent u als overheid zelf verantwoordelijk voor de archivering van informatie die u maakt of ontvangt. Dit staat in de Archiefwet. Archiveren is meer dan alleen informatie bewaren. Archiveren is informatie duurzaam toegankelijk maken en houden.
Hoofdstuk 2 in de Archiefregeling is gebaseerd op artikel 11 van het Archiefbesluit 1995. Dit artikel stelt dat een overheidsorgaan maatregelen moet nemen om blijvend te bewaren archiefbescheiden in goede staat te houden. De stukken mogen in ieder geval gedurende 100 jaar niet noemenswaardig achteruit gaan.
De huidige Archiefwet is verouderd. Aanpassing is nodig om ervoor te zorgen dat overheidsorganisaties ook digitale informatie goed opslaan, beheren en toegankelijk houden. Daarom heeft het kabinet in november 2021 een voorstel voor een nieuwe Archiefwet ingediend.
De Rijksoverheid werkt aan nieuwe Archiefwet. Daarin komt onder meer te staan dat overheidsinformatie die we blijvend willen bewaren, al na 10 jaar worden overgebracht naar de openbare archieven. Voorbeelden van openbare archieven zijn het Nationaal Archief en de Regionale Historische Centra.
U moet de boekhouding en administratie van uw bedrijf ten minste bewaren gedurende: vijf jaar voor zelfstandigen, eenmanszaken en partners in een bedrijf. zes jaar voor besloten vennootschappen .
Voor particulieren geldt geen wettelijke bewaarplicht. Maar voor naheffingen door de Belastingdienst is het slim om uw administratie 5 jaar te bewaren. Voor bedrijven en zelfstandigen geldt wel een wettelijke bewaarplicht van 7 tot 10 jaar.
De meeste archieven die het Nationaal Archief bewaart zijn volledig openbaar. U kunt ze ofwel direct online bekijken, ofwel via de website aanvragen en in de studiezaal komen bekijken. Een deel van de archieven is nog niet openbaar of beperkt openbaar.
Tennet, NS en Schiphol. Drie voorbeelden van zogeheten staatsdeelnemingen. Dat zijn bedrijven waar de Nederlandse staat aandelen van in handen heeft. En waar de minister van Financiën optreedt als aandeelhouder.
TNO is een ZBO zonder openbaar gezag die voor een substantieel deel wordt gefinancierd vanuit 's Rijks begroting. De financiële relatie tussen de Minister van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie en TNO wordt bepaald door artikel 21 van de TNO-wet *en artikel 7 van het TNO-besluit 1986 *.
: een plaats waar openbare gegevens of historische documenten worden bewaard . ook: het bewaarde materiaal. meestal in meervoud gebruikt. 2. : een verzameling informatie.
De overheid is verplicht om sommige belangrijke informatie te archiveren, oftewel voor altijd te bewaren in een archief. Bijvoorbeeld omdat deze informatie van blijvende maatschappelijke of historische waarde is. Dat staat in de Archiefwet.
Bewaartermijnen voor de Wmo
In artikel 5.3.4 Wmo 2015 staat dat de gemeente persoonsgegevens 15 jaar bewaart.
Zowel voor de belastingen als voor de btw moet je alle boekhoudkundige documenten zoals jaarrekeningen, facturen, grootboeken, bankuittreksels, inventarissen, contracten, bestelbonnen, leverbonnen, agenda's, briefwisseling, e-mails,… bewaren. En dat mag op papier, digitaal of een combinatie van beide.
Voorbeelden van bijzondere persoonsgegevens zijn ras, godsdienst of levensovertuiging, politieke voorkeur, seksuele leven, lidmaatschap vakbond, gezondheid.
Bewaartermijn administratie
Gegevens over onroerende zaken, zoals bedrijfspanden, moet u 10 jaar bewaren. Als u spullen of diensten verkoopt in de EU aan klanten die geen btw-aangifte doen én u heeft gekozen voor het éénloketsysteem (One Stop Shop) is de bewaartermijn ook 10 jaar.
Dataretentie verwijst naar de tijdsduur dat data wordt bewaard door de organisatie die het heeft verzameld. Data-archivering beschrijft het opzettelijk bewaren van data in een formaat dat het voor medewerkers gemakkelijk maakt om ernaar terug te verwijzen . En datavernietiging is het proces van het verwijderen van data op een veilige en verantwoorde manier.
De UK GDPR stelt geen specifieke tijdslimieten voor verschillende soorten gegevens . Dit is aan u en hangt af van hoe lang u de gegevens nodig hebt voor uw specifieke doeleinden.
Bewaar je oude documenten op een koele, droge plek
Het is belangrijk dat je de oude documenten zorgvuldig bewaart. Een van de belangrijkste tips voor het bewaren van documenten is om ervoor te zorgen dat ze op een koele, droge plaats worden bewaard.
Bijvoorbeeld voor de vaste lasten, loonstrookjes, toeslagen, verzekeringen, bankafschriften of garantiebewijzen. Maak een duidelijk onderscheid tussen rekeningen die je al betaald hebt en rekeningen die je nog moet betalen. Digitale rekeningen of belangrijke e-mails kun je printen en ook in deze map bewaren.
De Archiefwet verplicht elke overheidsorganisatie om haar informatie duurzaam toegankelijk te maken en te houden, en te vernietigen wanneer de bewaartermijn is verlopen.
Om een goede administratie te kunnen bijhouden, moeten organisaties bepaalde persoonsgegevens een tijd bewaren. Maar bewaren van persoonsgegevens mag niet langer dan noodzakelijk is. In de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) staat geen concrete bewaartermijn voor persoonsgegevens.