Als ondernemer ben je wettelijk verplicht om een volledige administratie bij te houden voor de Belastingdienst. Dit omvat inkomsten/uitgaven (facturen), bankafschriften, kasadministratie, urenregistratie, en contracten. De bewaartermijn is doorgaans 7 jaar. ondernemersplein.overheid.nl +4
De basisgegevens uit uw administratie, zoals bijvoorbeeld de debiteuren- en crediteurenadministratie, de in- en verkoopadministratie en het grootboek, moet u altijd 7 jaar bewaren. Voor de overige gegevens kunt u afspraken maken over kortere bewaartermijnen.
Onder de financiële administratie vallen verschillende documenten en gegevens zoals facturen, bonnen, bankafschriften, contracten, correspondentie, jaarrekeningen, belastingaangiften en -aanslagen. Deze documenten moeten gedurende een termijn van 7 jaar worden bewaard.
Als ondernemer bent u wettelijk verplicht een goede administratie op te zetten en bij te houden. Een goede administratie is ook van belang voor uw belastingzaken. U vult uw belastingaangiften in op basis van uw administratie. Wij moeten deze aangiften snel en goed kunnen controleren.
U bewaart de gegevens uit uw administratie in de originele vorm: digitaal of op papier. U mag alleen computerbestanden afdrukken en deze hierna verwijderen, en de gegevens alleen op papier bewaren, als u een kleine administratie hebt die binnen een redelijke termijn is te controleren.
Beste boekhoudprogramma voor zzp'ers
Welke documenten bewaar je als particulier:
Hebben de documenten iets te maken met een lening? Dan moet u ze tien jaar bijhouden. Ook alle documenten in verband met bouw- en renovatiewerken moet u gedurende tien jaar bewaren. Verzekeringscontracten die te maken hebben met aansprakelijkheid, zoals een autoverzekering, moet u tien jaar bijhouden.
De bewaartermijn start na afloop van het boekjaar waarop de administratie betrekking heeft. Voorbeeld: Een factuur uit juli 2019 mag je pas na afloop van 2026 weggooien, dus in 2027.
Het is niet wenselijk dat deze privéinformatie in de handen van derden komt, daarom moet het weggooien ervan op een veilige manier gebeuren. Het is dan ook niet raadzaam is om uw bankafschriften bij het oud papier te gooien. Veiligere mogelijkheden om oude bankafschriften weg te gooien zijn: Versnipperen.
Daarom is het slim om je administratie voor de Belastingdienst minimaal 5 jaar na je belastingaangifte te bewaren. Denk daarbij aan bankafschriften en loonstroken en administratie over je hypotheek of aftrekposten.
Bedrijven en zelfstandigen moeten hun administratie 7 jaar bewaren. Dit staat in de wet. Er zijn ook gegevens die een bedrijf 10 jaar moet bewaren.
De bewaarplicht van uw privé boekhouding is dus in feite 5 jaar. Na deze 5 jaar kan de Belastingdienst geen naheffing meer vorderen. En deze papieren, zoals jaaropgaven en loonstroken, kunt u dan gerust wegdoen.
In principe kun je facturen en andere betalingsbewijzen gebruiken tot aan de wettelijk vastgelegde verjaringstermijn. De algemene richtlijn van de FOD Economie zegt dat je al je facturen best 10 jaar bijhoudt, onafhankelijk van de verjaring van de factuur in kwestie.
Dan ben je wettelijk verplicht om je belasting-administratie minimaal 7 jaar te bewaren (dit noemen we de fiscale bewaarplicht). Het is verstandig om je oude pensioenoverzichten te bewaren. Zo weet je hoeveel pensioen je inmiddels hebt opgebouwd.
Dat komt omdat bedrijven een eventuele schuld tot vijf jaar na het overlijden kunnen claimen bij de erfgenamen. Ook andere relevante documenten, zoals bankdocumenten, arbeidscontracten en loonstrookjes, houd je best minstens vijf jaar bij.
Zo wordt vanaf 2026 het lage tarief in de wegenbelasting (mrb) versoberd voor kampeerauto's en geschrapt voor paardenvervoer. Dit geldt ook voor het verlaagde btw-tarief voor logies. Voor overnachtingen in hotelkamers, vakantiewoningen of stacaravans betaal je vanaf 2026 niet 9% maar 21% btw.
In 2026 gaan mensen met geboortejaar 1959 met pensioen (AOW-gerechtigde leeftijd 67 jaar), specifiek degenen die geboren zijn na 31 december 1958 en voor 1 januari 1960. De AOW-leeftijd blijft in 2026 op 67 jaar, en verandert pas in 2028 naar 67 jaar en 3 maanden.
U bewaart de facturen in de vorm waarin u ze hebt verstuurd of ontvangen. Digitale facturen drukt u dus niet af, maar slaat u digitaal op. U bewaart de facturen 7 jaar. Facturen over onroerende zaken bewaart u 10 jaar.
Gaat het bijvoorbeeld om een factuur en bewijs van betaling voor nutsvoorzieningen (gas, water, elektriciteit, telefoon en gsm, internet en teledistributie), dan is 2 jaar voldoende. Hetzelfde geldt voor de aankoopfacturen voor elektrische toestellen en meubels.
Wil je facturen alléén digitaal bewaren, dan is het bijvoorbeeld – net als bij een papieren archief – verplicht om elke factuur én de communicatie daarover 7 jaar lang te bewaren. Daarbij geldt dat alle documentatie integer en goed leesbaar moet zijn.
Een van de belangrijkste tips voor het bewaren van documenten is om ervoor te zorgen dat ze op een koele, droge plaats worden bewaard. Hitte en vocht kunnen documenten aantasten, dus bewaar ze bij voorkeur op een plaats die niet is blootgesteld aan extreme temperaturen of te veel vocht.
Documenten die uw persoonlijke en financiële leven definiëren, zoals uw geboorteakte, huwelijksakte en belastingaangifte, moet u voor altijd bewaren. Bewaar documenten die de informatie op uw belastingaangifte ondersteunen zeven jaar lang. Door uw papieren documenten te digitaliseren en te vernietigen, verkleint u het risico op fraude en identiteitsdiefstal.
Je houdt de administratie op een geordende manier bij door:
Als u met uw auto of ander voertuig gaat rijden, moet u uw papieren kentekenbewijs of kentekencard bij u hebben.