Voor het inschrijven van UBO's (Ultimate Beneficial Owners) bij de KVK heb je persoonsgegevens (naam, BSN/TIN, geboortegegevens, adres), in kleur gescande geldige identiteitsbewijzen van de UBO's en ondertekenbevoegde, en documenten zoals statuten of het aandeelhoudersregister nodig. De opgave gebeurt online via de KVK-website. KVK +3
Deze gegevens heb je nodig van de UBO's
Je kunt het KVK uittreksel UBO-register bestellen in Mijn KVK. Log in met DigiD om naar Mijn KVK te gaan.
Er zijn geen kosten om je in te schrijven in het UBO-register. Het kan kosteloos via de KvK.
Gevolgen niet op tijd, onjuist of onvolledig registreren
Hebt u op dit moment uw UBO's nog niet juist en volledig ingeschreven in het UBO-register? Dan bent u in overtreding. Daarvoor kunnen wij een boete of een dwangsom opleggen. Een boete is maximaal € 25.750.
Je mag maximaal € 2.200 omzet per jaar verdienen zonder je bij de KVK in te schrijven en zonder btw-aangifte te doen (dankzij de registratiedrempel), maar boven dit bedrag ben je verplicht je in te schrijven en btw-plichtig. Het is echter cruciaal dat je werkzaamheden niet 'ondernemend' zijn; bij structurele, winstgevende activiteiten moet je altijd inschrijven, zelfs bij lage omzet, en alle inkomsten opgeven bij je belastingaangifte.
Elk EU-land moet een UBO-register bijhouden. Dit staat in Europese regels.
Je kunt een KVK-inschrijving hebben zonder directe inkomsten, vooral in de opstartfase of als je tijdelijk geen omzet hebt, maar je moet wel voldoen aan de ondernemerscriteria (zelfstandig leveren met winstoogmerk) en je btw-aangiftes blijven doen (nulaangifte) om actief te blijven; bij langdurige inactiviteit moet je je uitschrijven, pauzeren is niet mogelijk, meldt de Kamer van Koophandel (KVK).
Alle vennoten die worden ingeschreven als personen gaan mee naar de afspraak. Iedereen neemt een geldig identiteitsbewijs mee. Voor de inschrijving van een nieuwe onderneming of organisatie betaal je een inschrijfvergoeding. Je kunt direct een gewaarmerkt uittreksel Handelsregister aanvragen.
Niet iedere organisatie hoeft UBO's in te schrijven. Bijvoorbeeld eenmanszaken, verenigingen met beperkte rechtsbevoegdheid zonder onderneming en verenigingen van eigenaars (vve's) doen dit niet.
Hoe registreert u de uiteindelijke begunstigden?
De UBO is altijd een natuurlijk persoon. Een bv (een rechtspersoon) kan dus zelf geen UBO zijn. Een vennootschap of andere organisatie kan één of meerdere UBO's hebben. Voor een bv geldt dat de UBO degene is die direct of indirect meer dan 25% van de eigendom of zeggenschap heeft.
Een UBO-verklaring (uittreksel UBO-register) vraag je aan via Mijn KVK met je DigiD, mits je tekenbevoegd bent voor de betreffende organisatie; je logt in, selecteert de organisatie en bestelt het digitale uittreksel voor een klein bedrag. Dit uittreksel is essentieel voor compliance, bijvoorbeeld voor de bank of notaris, en mag geen foto of screenshot zijn; het moet een officieel, gewaarmerkt document zijn, verkrijgbaar via de KVK.
Organisaties met 1 van deze rechtsvormen hoeven geen UBO in te schrijven:
De personen die wijzigingen in het Handelsregister mogen doorgeven namens je cv, maatschap, vof, EESV of rederij, zijn tekenbevoegd voor de UBO-opgave. Dit zijn bijvoorbeeld alle maten van een maatschap, alle vennoten van een cv, vof of EESV, en alle leden van een rederij.
Er is geen strikte wettelijke limiet, maar langdurig werken (langer dan een jaar) voor één opdrachtgever verhoogt het risico op schijnzelfstandigheid, waarbij de Belastingdienst kan oordelen dat er sprake is van een dienstverband, vooral bij sterke aansturing, vaste tijden en inbedding in de organisatie. Werk voor meer dan 3 dagen per week bij één opdrachtgever is een sterk signaal hiervoor. Meerdere opdrachtgevers en duidelijke, zelfstandige afspraken zijn cruciaal om dit te voorkomen.
Een slapend bedrijf is een onderneming die nog wel bestaat en ingeschreven staat bij de Kamer van Koophandel, maar geen actieve bedrijfsactiviteiten meer uitvoert.
Heb je als ondernemer geen inkomsten gehad, dan betaal je meestal geen inkomstenbelasting. De belasting over je winst wordt berekend nadat alle aftrekposten en heffingskortingen zijn verrekend. Bij nul winst valt er niets te verrekenen. Toch is het verstandig om je aangifte inkomstenbelasting in te dienen.
Als u de trust of soortgelijke juridische constructie en UBO's niet registreert, kunnen er sancties opgelegd worden zoals bijvoorbeeld een boete. Bureau Economische Handhaving (BEH) van de Belastingdienst is verantwoordelijk voor de handhaving.
Brief van de bv, nv, SE of SCE zelf. Daarin moet staan dat de UBO feitelijke zeggenschap heeft. KVK heeft naast die brief ook een organogram nodig waaruit de positie van de UBO blijkt. De statutaire bestuurders van het bedrijf moeten de brief ondertekenen.
Hoe lang duurt het voordat de UBO inschrijving is verwerkt? De Kamer van Koophandel heeft een verwerkingstijd van ongeveer 3 tot 4 weken. Let hierbij op dat deze verwerkingstijd kan uitlopen zodra alle 1.5 miljoen organisaties zich massaal gaan inschrijven voor 27 maart 2022.
Zwart bijverdienen is verboden. Als het salaris van je vaste baan lager is dan € 8.700 per jaar, mag je tot dit bedrag belastingvrij bijverdienen. Deze bijverdiensten moet je altijd melden bij de Belastingdienst.
Mkb-winstvrijstelling en het urencriterium
De mkb-winstvrijstelling staat los van het urencriterium. Deze aftrekpost voor ondernemers mag je dus ook gebruiken als je minder dan 1.225 uur per jaar aan je bedrijf besteedt.
Boetes: Tot €22.500 voor niet-inschrijving bij KvK (Art. 5 Handelsregisterwet).