Een goed archief moet voldoen aan de vier pijlers uit NEN-ISO 15489 https://druchtman.nl/archiveren-hoezo-ik-heb-toch-geno, namelijk authenticiteit, betrouwbaarheid, integriteit en bruikbaarheid. Het moet volledig, overzichtelijk, veilig (brand/inbraak) en duurzaam toegankelijk zijn, waarbij documenten in goede, geordende staat worden bewaard volgens de {Link: Archiefwet. Nationaal Archief +3
De principes van herkomst en oorspronkelijke ordening hebben invloed op de manier waarop archieven worden gecatalogiseerd en onderscheiden archiefcatalogi van die van bibliotheekboeken of museumobjecten.
In principe geldt voor persoonsgegevens in een archief geldt geen bewaartermijn, tenzij hiervoor wettelijke eisen zijn uit o.a. de Archiefwet. Check dus zelf deze bewaartermijnen. En als er geen wettelijke eisen voor zijn, bepaal dan zelf de bewaartermijn voor jouw organisatie.
Hij betoogde dat elk van de vijf archiefniveaus – depot, archiefgroep en subgroep, serie, archiveringseenheid, document – een andere ordening vereist. Soms volstaan de bekende alfabetische of chronologische volgordes; in andere gevallen kunnen hiërarchieën of archiefvormen de basis vormen voor de ordening.
De Archiefwet 1995 regelt dat (delen van) overheidsarchieven na verloop van tijd openbaar worden voor burgers. Om te voorkomen dat die overheidsarchieven beschadigd raken of zelfs verloren gaan, stelt de wet eisen aan goed informatie- en archiefbeheer.
De Tweede Kamer heeft de nieuwe Archiefwet aangenomen. Met de nieuwe wet wordt blijvend te bewaren overheidsinformatie al na tien jaar overgebracht naar een openbare archiefinstelling.
Geen bewaarplicht voor particulieren
Particulieren hoeven hun administratieve gegevens (zoals bankafschriften en loonstrookjes) niet verplicht te bewaren. Maar de Belastingdienst mag tot 5 jaar terug belasting navorderen. Daarom is het verstandig om uw administratie in ieder geval 5 jaar te bewaren.
Binnen een archiveringsproces wordt besloten of deze documenten bewaard worden in een archief of worden vernietigd. Bij dit archiveringsproces komen allerlei stappen en regelgeving kijken. De basis van het archiveren kennen is daarom een must.
Definitie. Een ruimte, bestemd of aangewezen, voor de bewaring van archiefbescheiden in afwachting van hun overbrenging.
Archiveren is het vastleggen van informatie voor later (her)gebruik. Het opslaan of verzamelen (als dossiers of documenten) in een archief of een andere bewaarplaats.
U bent verplicht uw administratie 7 jaar te bewaren. Gegevens over onroerende zaken en rechten op onroerende zaken moet u 10 jaar bewaren.
Archiefbestanddeel Een geordende eenheid van documenten, bij elkaar gebracht ofwel voor actueel gebruik door de archiefvormer, dan wel in het proces van archiefordening, omdat ze betrekking hebben op een zelfde onderwerp, activiteit of handeling. Een bestanddeel is doorgaans de basiseenheid binnen een rubriek.
Hebben de documenten iets te maken met een lening? Dan moet u ze tien jaar bijhouden. Ook alle documenten in verband met bouw- en renovatiewerken moet u gedurende tien jaar bewaren. Verzekeringscontracten die te maken hebben met aansprakelijkheid, zoals een autoverzekering, moet u tien jaar bijhouden.
De 8 principes zijn: Verantwoording, Transparantie, Integriteit, Bescherming, Naleving, Toegankelijkheid, Bewaring en Vernietiging . Dit zijn de "principes" van goed documentbeheer. ISO 15489: Documentbeheer is een wereldwijd erkende vereiste.
Het houdt in dat gegevens en documenten systematisch en georganiseerd worden opgeslagen en beheerd voor toekomstig gebruik. Er zijn drie primaire archiveringsmethoden: fysieke opslag, cloudopslag en opslag op locatie .
Onder 'archiefwaardigheid' is hier te verstaan de hoedanigheid dat informatieobjecten als archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat worden gebracht en gehouden, ongeacht of deze voor overbrenging naar een archiefbewaarplaats in aanmerking komen of niet.
Hoe organiseer je het archiveren?
Fysieke archieven (zoals in bibliotheken of kantoren) kunnen moeilijk toegankelijk zijn , vooral als het archief groot of slecht georganiseerd is. Voor digitale archieven is mogelijk speciale software of toegang vereist. Het kan veel tijd kosten om specifieke documenten te vinden, met name als er geen goed indexerings- of zoeksysteem is.
Competenties Archivaris (archiefbeheerder)
De belangrijkste kenmerken van een goed archiveringssysteem zijn: eenvoud, toegankelijkheid, compactheid, efficiëntie, flexibiliteit, veiligheid en bewaarbaarheid . Een archiveringsprocedure is een reeks duidelijk omschreven en binnen de hele organisatie gevolgde werkwijzen voor het archiveren van documenten en belangrijke papieren.
De Rijksoverheid werkt aan nieuwe Archiefwet. Daarin komt onder meer te staan dat overheidsinformatie die we blijvend willen bewaren, al na 10 jaar worden overgebracht naar de openbare archieven. Voorbeelden van openbare archieven zijn het Nationaal Archief en de Regionale Historische Centra.
Overheidsorganen zijn verplicht hun blijvend te bewaren archiefbescheiden in een archiefruimte op te slaan. Blijvend te bewaren archiefbescheiden moeten na 20 jaar worden overgebracht naar een archiefbewaarplaats, bijvoorbeeld het Nationaal Archief in Den Haag. Daar blijven de stukken in principe voor eeuwig bewaard.
Jaarlijkse bankafschriften - Bewaar de documenten die u nodig heeft voor uw belastingaangifte, zoals jaarlijkse bankafschriften en overzichten van uw aandelenbezit, gedurende minimaal 7 jaar. U moet ook bewijsstukken bewaren van huurontvangsten, details van studieleningen, gegevens over huurtoeslag (HRA) en bewijzen van invaliditeitsuitkering, aangezien deze u helpen bij het claimen van de voordelen onder de Wet op de Inkomstenbelasting.
Daarom is het slim om je administratie voor de Belastingdienst minimaal 5 jaar na je belastingaangifte te bewaren. Denk daarbij aan bankafschriften en loonstroken en administratie over je hypotheek of aftrekposten.
Hoe lang moeten documenten bewaard worden? Elke werkgever moet loonadministratie, collectieve arbeidsovereenkomsten en verkoop- en inkoopdocumenten ten minste drie jaar bewaren.