De verplichting een arbo-jaarplan te ma- ken, geldt per 1 oktober 1990, met de invoering van de derde en laatste fase van de Arbowet. De verplichting een arbo-jaarverslag te maken, geldt al sinds 1985.
In artikel 5 van de Arbowet staat een aantal algemene verplichtingen voor het opstellen van de RI&E. Werkgevers zijn verplicht een RI&E te maken die past bij de werksituatie in hun bedrijf en de risico's die daarbij komen kijken.
Een RI&E is een verplicht onderdeel van de Arbowet. Iedere werkgever moet er dus een hebben.
Een arbojaarverslag geeft inzicht in de mate waarin de doelen van het arbobeleid zijn bereikt. Dit wordt o.a. afgeleid uit het plan van aanpak dat bij de risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) hoort, de uitgevoerde acties naar aanleiding van onderzoeken, inspecties of audits.
U bent verplicht om beleid op te stellen voor de arbeidsomstandigheden (Arbozorgbeleid). Dat staat in de Arbowet. Doet u dat niet, dan kan de Nederlandse Arbeidsinspectie maatregelen nemen en zelfs een boete opleggen. U moet in kaart brengen welke gezondheids- en veiligheidsrisico's er in uw bedrijf zijn.
Het ontwikkelen en uitvoeren van een arbeidsomstandighedenbeleid (Arbobeleid). De arbeid die in de organisatie verricht wordt, mag geen nadelige gevolgen hebben voor de veiligheid en gezondheid van de werknemers.
Van ieder bedrijf in Nederland met personeel wordt verwacht dat zij voldoen aan de wettelijk verplichting van het hebben van een RI&E, Plan van Aanpak en basiscontract waarin alle belangrijke onderdelen staan.
Een RI&E opstellen
Een werkgever kan een RI&E zelf opstellen, laten opstellen door een arbodeskundige of zelf aan de slag gaan met een hulpmiddel, zoals een branche-instrument. Werkgevers kunnen met behulp van een routeplanner op rie.nl bepalen welk hulpmiddel zij het beste kunnen inzetten om de RI&E op te stellen.
Zoals gezegd, kan een werkgever niet alles verplichten. Het belangrijkste dat niet onder het instructierecht van de werkgever valt, is wijziging van de arbeidsvoorwaarden. Denk aan wijziging van het loon of wijziging van de werkplek. Over dergelijke zaken moet in beginsel overeenstemming met de werknemer zijn.
De hoogte van de boete is maximaal € 4.500 voor het niet hebben van een RI&E en maximaal € 3.000 voor het ontbreken van het plan van aanpak bij de RI&E. De hoogte van de boete is afhankelijk van het aantal werknemers dat werkzaam is in het bedrijf.
Plichten van werknemers
Arbeidsmaterialen, persoonlijke beschermingsmiddelen en gevaarlijke stoffen op de juiste manier gebruiken en opbergen. Meewerken aan voorlichting en trainingen van de werkgever over veilig en gezond werken. Gevaren voor de veiligheid en gezondheid direct melden bij de werkgever.
De meeste ondernemers zijn niet verplicht om een jaarverslag te maken. Een jaarrekening met balans en resultatenrekening is voor de Belastingdienst al voldoende. Grotere bedrijven daarentegen moeten meer verantwoording afleggen. In dat soort gevallen is een jaarverslag niet weg te denken.
Verzuimregistratie is wettelijk verplicht voor alle werkgevers in Nederland.
Het wordt aangeraden om minimaal eens per 3 jaar uw RI&E te controleren en indien nodig te herzien.
De kosten van een RI&E
Gemiddeld kost begeleiding en toetsing van de RI&E zo'n € 475,-. Let op: dit is een indicatie. Deze prijs is namelijk afhankelijk van het aantal medewerkers, het type bedrijf, de sector en het aantal vestigingen dat u heeft. Hoe meer medewerkers, hoe hoger de kosten van een RI&E.
Als je werkgever bent en medewerkers in dienst hebt, ben je verplicht een RI&E te hebben. Het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid controleert sinds 2021 steeds vaker op het hebben van een RI&E. In de Arbowet is vastgelegd dat ze de RI&E en het Plan van aanpak mogen inzien wanneer ze dit willen.
Jaarverslag verplicht of niet? Bv's, nv's, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen zijn verplicht ieder boekjaar een jaarrekening en jaarverslag in te dienen bij de Kamer van Koophandel. Eenmanszaken en vof's zijn dat niet verplicht. Bij een klein bedrijf is een jaarverslag met enkele pagina's voldoende.
Uw jaarverslag moet vier hoofdonderdelen bevatten: de brief van de voorzitter, een profiel van uw bedrijf, een analyse van uw managementstrategieën en uw financiële overzichten . Door creatieve elementen toe te voegen, zoals grafisch ontwerp en een verhaal, kan uw jaarverslag ook als marketingtool dienen.
Bv's, nv's, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen zijn voorbeelden van rechtsvormen die verplicht zijn de jaarrekening te deponeren. Voor eenmanszaken geldt deze verplichting niet.
Bedrijven met meer dan 100 werknemers zijn verplicht een arbo-jaarplan op te stellen. Deze handleiding voor het opstellen, uitvoeren en evalueren van een arbo-jaarplan biedt bedrijven en overheidsorganisaties een stappenplan om tot een eigen arbobeleid en arbo-jaarplan te komen.
Is er geen plan van aanpak dan is de RI&E onvolledig en kan de Arbeidsinspectie direct een boete opleggen. De boete is maximaal € 3.000 (voor organisaties met meer dan 500 werknemers). Ook een verouderde risico-inventarisatie is strafbaar. Dat kan maximaal € 1.500 kosten.
Een arbodienst of – deskundigen adviseren ondernemers bij arbeid gerelateerde zaken. Denk hierbij aan de stappen bij re-integratie van zieke medewerkers of de hulp bij het opstellen en toetsen van de RI&E. Deze advisering is een kerntaak vanuit de Arbowet.